Secrétaire de Département - Iut Nfc H/F - Université Marie et Louis Pasteur

Définition de la fonction

Le ou la secrétaire de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d'un département d'enseignement. Il/elle assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.

Activité 1 : A'accueil et de communication

- Accueillir, renseigner le public
- Afficher et/ou diffuser les informations générales et pédagogiques
- Être la personne relais en matière de communication entre tous les acteurs de la vie du département
- Assister le chef de département dans l'administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication

Activité 2 : Assistance à l'enseignement - appui

- Participer à la mise en place de la rentrée
- Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre et/ou élaborer des conventions de stage
- Saisir les absences des étudiants notamment pour les enseignants vacataires si besoin
- Suivre les absences des étudiants sur ADE ou autre outil de remplacement
- Suivre et gérer les informations sur ADE ou autre outil de remplacement
- Saisir les notes et résultats sur Apogée ou Pégase
- Éditer les bulletins
- Aider à la préparation des pré-jurys et réunions.
- Aider à la rédaction de CR des jurys, conseil de département, conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques
- Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
- Vérifier et suivre les dossiers e-candidats
- Suivre les anciens étudiantsnotamment via des enquêtes
- Suivre les emplois du temps sur ADE
- Suivre les dossiers vacataires
- Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
- Suivre la scolarité des apprentis
- Travailler en relations étroites avec SEFOC'AL
- Transmettre les documents au service SEFOC'AL
- Suivre l'évolution de la réglementation côté apprentissage

Activité 3 : Missions administratives

- Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
- Participer à l'organisation d'évènements et/ou sorties pédagogiques au sein du département et de l'IUT
- Participer à l'organisation des élections au conseil de département
- Suivreles dossiers vacataires : aider pour compléter les dossiers, transmettre et vérifier les heures effectuées
- Gérer des dossiers des étudiants / alternants
- Gérer du prêt du matériel technique et informatique (ordinateurs pour intervenants et étudiants)
- Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
- Classer, archiver

Activité 4 : Gestion financière

- Préparer les bons des commande
- Suivre les commandes et les livraisons
- Gérer les stocks
- Aider à l'élaboration du budget
- Déclarer et suivre les heures vacataires
-

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir du 01/09/2026 au 31/08/2027.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Compétences opérationnelles

- Maîtriser le pack office
- Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil et de restitution de l'information écrite et orale
- Savoir identifier les procédures administratives

Qualités

- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Discrétion
- Polyvalence
- Rigueur et dynamisme
- Courtoisie
- Diplomatie
- Autonomie

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier