Assistant de Secrétariat de Mairie - Plancher les Mines H/F - Communes

En lien direct avec le Maire, vous assistez la secrétaire générale de mairie principalement en matière d'Etat Civil, de recensement citoyen, de gestion des listes électorales et d'urbanisme.

MISSIONS :
1) ETAT CIVIL :
- Enregistrer et rédiger les actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès)
-Tenir les registres d'Etat Civil : apposer les mentions marginales; préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, tables annuelles, tables décennales)
-Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil
-Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, PACS, cérémonie de parrainage civil

2) SERVICES A LA POPULATION
- Recensement citoyen, délivrance des attestations, suivi avec les autorités militaires
-Gérer les demandes d'inscriptions / radiations de la liste électorale
- Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux diverses demandes des usagers

3) SECRETARIAT
- Veiller à la préparation et à l'organisation des scrutins électoraux matériellement et administrativement
- Préparer les réunions de la commission de contrôle des listes électorales
- Organiser et préparer la commission communale des impôts directs
- Gérer les dossiers d'urbanisme en lien avec l'agence départementale
- Répondre aux divers courriers

4) POLYVALENCE : participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

CONTRAINTES PARTICULIERES
Présence aux scrutins électoraux

RELATIONS DU POSTE
-Internes : Maire, équipe municipale, agents
-Externes : public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés

EXPERIENCES / DIPLOMES :
Expérience significative en secrétariat de mairie
Expérience dans le domaine administratif de la FPT
Niveau Bac minimum

COMPETENCES :
Information générale à l'Etat Civil
Règles communes à la rédaction d'actes d'Etat Civil
Bonne capacité rédactionnelle
Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, outlook)
Maîtrise des logiciels métiers MAGNUS

SAVOIR-ETRE :
- Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
- Sens du contact et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie, initiative et rendre compte
- Discrétion
- Disponibilité

• Outlook
• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• Compétences rédactionnelles
• Sens de l’organisation