Assistant de Direction - Iut Nfc H/F - Université Marie et Louis Pasteur

Définition de la fonction

Assurer le secrétariat du Directeur, de la Directrice Adjointe et Responsable Administratif et Financier de l'iUT NFC

Champ des relations

En interne: la Direction, les personnels (enseignants, administratifs et techniques), les étudiants, les services centraux de l'UMLP

En externe: les professionnels, les collectivités locales, les administrations

Activité 1 : Organisation de l'agenda de la Direction

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien (prise de RDV, prise de contact, e-mails, déplacements, etc.) de la Direction
- Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et téléphonique lié à la direction
- Organiser et gérer la logistique des réunions

Activité 2 : Gestion administrative

- Assurer la préparation et le suivi des conseils de direction, d'institut et des commissions (convocations, documents préparatoires, comptes-rendus, réservation de salle, réception, etc.)
- Procéder à l'archivage des pièces administratives
- Gestion des flux de documents entrants et sortants
- Rédaction et mise en forme de documents divers (lettres, rapports de présentation, etc.)
- Edition et suivi des bons de commande, des engagements juridiques et des services faits pour la direction

Activité 3 : Gestion d'évènements et actions ponctuelles

- Co-piloter des actions ponctuelles (événements, séminaires, accueil d'invités, auditions de recrutement, etc.) en lien avec la direction et les services concernés
- Organiser les déplacements, les réunions et des rendez-vous
- Gérer les réservations

Mission 4 : Mobilité Internationale

- Garantir la bonne circulation de l'information en organisant la collecte, la transmission, le suivi et la restitution des données entre les différents interlocuteurs (direction, enseignantes relais internationaux, DREIF, ADIUT, etc.)
- Assurer la fiabilité et la fluidité de l'information en enrichissant, actualisant et structurant la rubrique internationale du site internet de l'iUT ainsi que les espaces Teams et OneNote dédiés aux relations internationales
- Préparer, organiser et animer les réunions en lien avec la direction : commissions internationales et groupes de travail
- Promouvoir les dispositifs de mobilité auprès des étudiants et des personnels, en particulier les programmes existants et ceux priorisés par l'université
- Faciliter et accompagner les étudiants dans leurs mobilités internationales
- Assurer le lien et la coordination avec les établissements partenaires internationaux
- Participer à l'organisation d'actions visant à promouvoir les formations proposées
- Accompagner les projets d'internationalisation des semestres
- Accompagner et superviser le·la volontaire en service civique chargé·e de l'accompagnement des étudiants internationaux

Compétences opérationnelles

- Rédiger des rapports ou des documents
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils bureautiques et les applications de l'activité
- Savoir rendre compte

Connaissances

- Maitriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Power Point...
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication

Qualités

- Confidentialité et rigueur
- Capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Qualités relationnelles
- Capacité à gérer le stress
- Travailler en équipe et prises d'initiatives

• Recrutement
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• OneNote
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Audition