Assistant du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint H/F - Prefecture de Departement Territoire de

Vos activités principalesSecrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint : - Gestion de l'agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées - Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs - Suivi du courrier réservé - Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral - Constitution et suivi de dossiers - Transmission des commandes aux différents services - Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral - Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l'État - Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire.) - Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d'invitation, statistiques relatives aux réceptions.) - Appui logistique des membres du corps préfectoral - Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral - Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d'absence des collègues secrétaires du préfet et du directeur de cabinetSpécificités du poste / Contraintes / SujétionsPrésence assurée jusqu'à 18 heures / Sujétions de poste

Experience: Débutant acceptéCompétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Suppléance au sein du pôle secrétariat Qualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Réactivité